Мало кому нравятся совещания, но если в штате компании больше одного человека, они практически неизбежны. Как еще понять, чем занимаются коллеги, поделиться достижениями и проблемами, организовать мозговой штурм? Но иногда совещания сами превращаются в проблему.

Пример эффективного совещания — редакционные планерки в ежедневном СМИ: длятся не больше часа, формируют совместными усилиями текущие задачи, позволяют координировать работу отделов, могут проводиться онлайн без потери эффективности.

Но если и задачи, и взаимодействие сотрудников компании устроены более сложно, совещания могут длиться часами. В этом случае они превышают человеческие способности к концентрации внимания и не приводят к ощутимым результатам. До решения конкретных задач часто дело вообще не доходит.

Время перед совещанием используется хуже

Регулярные совещания негативно сказываются на продуктивности сотрудников еще до того, как начались. Сотрудник, зная, что через два часа у него назначена встреча, не может взяться за серьезную задачу. В итоге оставшееся время он, скорее всего, посвятит прокрастинации и рассылке необязательных мейлов. Исследователи выяснили интересную особенность нашего восприятия. 

В режиме ожидания встречи субъективно воспринимаемое время может сократиться на 30%.

При этом участникам бесполезных совещаний приходится работать сверхурочно, что также сказывается на продуктивности и настроении сотрудников.

Половина совещаний бесполезны

Специалисты Atlassian, компании — разработчика программного обеспечения, посчитали, что американским компаниям непродуктивные групповые встречи стоят $37 млрд в год, при этом сотрудники компаний проводят на них в среднем более 60 часов в месяц, считая половину из них потерей времени от начала до конца.

Исследование Microsoft, America Online и salary.com показывает, что в среднем человек работает в общей сложности около 3 дней в неделю. Остальное рабочее время считается «потерянным», причем совещания возглавляют список заполняющих его непродуктивных занятий.

Радикальный подход: «Не ходить на встречу, если там не будет выписан чек»

Неэффективность огромного числа совещаний признается многими представителями крупного бизнеса. Автор статьи в Forbes попросил 7 миллиардеров дать совет по повышению продуктивности и тайм-менеджменту. Многие из них назвали главным злом бесполезные совещания и встречи. Один из них посоветовал никогда не ходить на встречу, «если там вам не будет выписан чек».

Генеральный директор автомобильной компании Tesla Илон Маск даже посоветовал сотрудникам своей компании покидать бесполезные совещания и не стесняться завершать непродуктивные телефонные разговоры. Он считает, что это не станет проявлением грубости, ведь «невежливо заставлять кого-то оставаться и терять свое время».

Как изменить ситуацию?

Советы по повышению продуктивности совещаний от бизнес-коучей сводятся к следующему.

1. Рассылка. Отказаться от совещаний информирующего характера, заменив их рассылкой. Решения руководства, отчеты о продуктивности работы и оставшиеся задачи могут быть разосланы в виде информационных писем, таблиц и диаграмм.

2. Софт. Закупить весь возможный софт для упрощения совместной онлайн-работы. Программы, разработанные специально для компаний, позволяют обновлять статус текущих задач в общем дискуссионном пространстве онлайн. Руководители могут получить доступ к обсуждению в любой момент и составить отчет. В случае необходимости они могут обратиться к отдельным сотрудникам, а не собирать всю команду.

3. Один день. Оставшиеся встречи необходимо свести к минимуму. Назначить для них один день в неделю или хотя бы выделить один день без совещаний. Несколько организаций, которые рискнули отказаться от личных совещаний или свести их к минимуму, сообщают о повышении эффективности своей работы.

4. Один час. Совещание не должно длиться дольше часа. Внимание — это когнитивный ресурс, который исчерпывается при непрерывном использовании. Сидя часами на совещании, люди нервничают, не могут сосредоточиться и в итоге, не сделав ничего существенного, устают и отказываются от принятия решений или принимают плохие решения. Четырехчасовая встреча может стать для фирмы настоящей катастрофой, как показывают некоторые исследования.

5. Пять участников. В совещании не должно участвовать много людей. Если во встрече участвуют пять человек, она с большей вероятностью пройдет быстро и продуктивно. Участие большего числа людей приводит к тому, что часть участников «выключены» из общей дискуссии и тайком занимаются своими делами, притворяясь, что делают пометки.

6. Писать от руки. Эффективность совещания возрастет, если участники будут делать заметки не на компьютере, а от руки. Об этом свидетельствует исследование психологов Принстонского и Калифорнийского университетов, согласно которому студенты, фиксировавшие содержание лекций на бумаге, лучше усваивали информацию, чем делавшие записи с помощью электронных приспособлений.

Пишут от руки люди, как правило, медленнее, и им приходится дополнительно структурировать и обрабатывать информацию, выбирая самое важное.

Студенты, делавшие записи от руки, показали в результате эксперимента гораздо лучшие результаты в анализе полученной информации и сопоставлении фактов.

7. Выключить гаджеты. Они рассеивают наше внимание и делают любое совещание непродуктивным. Мы постоянно отвлекаемся на письма и сообщения, делаем несколько дел одновременно и в результате не можем сосредоточиться на том, ради чего собрались.

8. Говорить на ходу или стоя. Можно попробовать стоячие утренние совещания в стиле системы управления Канбан. Их цель — сократить время встречи при максимизации ее продуктивности с концентрацией не на отдельных проблемах, а на общем потоке задач. Планерки проводятся возле доски или другой визуализации. Команда просматривает доску справа налево, находит проблемные места и принимает решение, как быстрее завершить имеющуюся работу. Любой специалист из присутствующих может предложить решение.

9. Подводить итоги. Необходимо ставить конкретные цели и вырабатывать конкретные решения по окончании встречи, в противном случае совещание можно не собирать. Важно следить за выполнением всех пунктов повестки и подводить итоги.