Разнообразие и количество средств коммуникации нарастает, и все они обещают повысить эффективность труда сотрудников. Наиболее продвинутые организации меняют методы работы, переделывают офисные помещения и корректируют управленческие подходы, чтобы рост «подключенности» привел к росту продуктивности рабочих команд. Удастся ли им использовать новые возможности для развития человеческого капитала? ЧТД пересказал главу из доклада компании Deloitte о глобальных трендах в этой области. 

Новые инструменты коммуникации приводят к появлению новых вопросов. Компании пытаются понять, действительно ли эти новые инструменты повышают производительность труда. Или на самом деле они превращают работу в хаотичный поток сообщений, электронных писем, конференц-коллов и чатов? Движение к организациям, построенным как сеть разнообразных рабочих групп, придает этому вопросу новое измерение.

В прошлогоднем исследовании Deloitte «Глобальные тенденции в сфере человеческих ресурсов» 88% респондентов говорили о том, что преобразуют свои компании в более плоские структуры. Это был главный тренд 2017 года.

В этом году тренд усилился: 91% организаций ответили, что их сотрудники работают над проектами не на своем рабочем месте. 35% респондентов сообщили, что это происходит на регулярной основе.

Появление новых инструментов стимулирует эти изменения. Каждый из них обещает предоставить людям более «умный» способ связи друг с другом. Этот рынок уже привлек такие компании, как Cisco, Microsoft, Facebook, Slack, Atlassian и другие. Разработаны новые системы передачи сообщений, чатов, видеосвязи.

Тем не менее многие компании обеспокоены тем, насколько новые инструменты соответствуют бизнес-целям.

На вопрос о производительности «нового рабочего места» 47% респондентов заявили, что испытывают по этому поводу серьезные опасения.

С экономической точки зрения проблема стала критической, поскольку производительность труда в глобальном масштабе находится на самом низком за последние два десятилетия уровне.

Происходят масштабные технологические изменения

К чему приводят новые каналы рабочей коммуникации? Исследование показывает, что коммуникативное поведение, привычки, инструменты, которыми люди пользуются в обычной жизни, перемещаются в рабочую сферу.

Возьмем текстовые сообщения (СМС). Сегодня 74% респондентов регулярно используют их для личных контактов. По всему миру ежедневно рассылается 18,7 млрд таких сообщений. Человек, которому от 25 до 34 лет, ежедневно получает более 75 сообщений. Но только 32% опрошенных говорят, что использование текстовых сообщений будет увеличиваться.

Многие считают, что такие инструменты, как социальные сети и мессенджеры, тоже приходят на наши рабочие места. Опрос 2018 года в этом отношении дает поразительные результаты. 44% респондентов считают, что в будущем мы будем меньше общаться лично, лицом к лицу. 30% считают, что сократится количество телефонных переговоров и СМС-сообщений.

По мнению 70% опрошенных, в будущем мы будем проводить больше времени на разнообразных платформах для совместной работы. 67% считают, что вырастет доля «социальных медиа, созданных для работы», 62% прогнозирует рост использования мессенджеров. Ни одна из этих форм не будет безусловно доминировать. Наоборот, рабочее место будет открыто для разных видов связи.

Ко всему прочему начали появляться и основанные на искусственном интеллекте механизмы управления группами. Новейшие версии Office 365, G-Suite и Slack включают в себя основанные на искусственном интеллекте рекомендации: как найти нужный документ, какую формулировку ответа выбрать, как расставить приоритеты.

Один из поставщиков софта для кадровых служб недавно представил продукт, который использует ИИ для определения частоты пульса сотрудников и дает рекомендации менеджерам о том, как им улучшить свой стиль управления.

Влияние новых коммуникационных инструментов может быть исключительно позитивным. Например, клиника Мэйо, одно из ведущих медицинских учреждений мира, с помощью технологий улучшила работу с пациентами, командную работу и обмен информацией. С помощью мобильного приложения AskMayoExperts врачи могут находить информацию о диагнозах, методах лечения, причинах заболевания.

Пользователи могут задавать вопросы и отвечать на них, а вся информация размечена по теме, географическому положению, ключевому факту. Эта интерактивная система теперь широко используется.

Многое зависит от решений руководства

В 2018 году появится много новых и удивительных инструментов, а управленцам предстоит принять важные решения по поводу того, какой именно инструмент использовать и как их использовать.

В некоторых случаях будет критически важно отказаться от использования новых инструментов.

Менеджеры должны понять, какие инструменты являются наилучшими для их организации, команд и задач, основываясь на целом ряде факторов, включая корпоративную культуру, тип коммуникаций и степень формальности отношений в компании. К примеру, некоторые компании могут получить преимущества от полного перехода к какому-то продвинутому инструменту сотрудничества, в то время как другим необходимо будет оставить электронную почту как жизненно важное средство общения.

Какие бы инструменты вы ни выбрали, предстоит разработать стандарты и правила, которые приведут в соответствие индивидуальную производительность и производительность на уровне всей организации.

К примеру, компания Autodesk, ведущий поставщик ПО для 3D-дизайна и инженерных систем, выяснила, что поддерживает 85 отдельных реализаций Slack, используемых разными командами, причем использовала Slack по-своему. И хотя все команды были довольны, они не делились своими удачными наработками и не могли сотрудничать между собой.

Гай Мартин, один из руководителей Autodesk, решил, что пришло время «связать эти команды воедино». Компания приняла принцип «открытости по умолчанию» и убедила все 85 своих проектных групп поделиться своими каналами. Это потребовало введения некоторых общих правил и компромиссов в том, что касалось названий, однако результатом стал удивительный рост сотрудничества на уровне компании.

Сегодня сообщество Autodesk в Slack насчитывает более 5000 активных членов, что ведет к большему пониманию, открытому сотрудничеству и позитивному обмену. Это именно те элементы, которые необходимы для перехода от «собрания команд» к «сети команд».

Для продуктивной командной работы мало быть на связи

Распространение новых инструментов и связанных с ними программ впечатляет. Почти половина респондентов в этом году (46%) регулярно используют ПО для виртуальных встреч; 30% используют ПО для видеоконференций на месте.

Но более широкое использование средств связи отдельными людьми не означает автоматического увеличения производительности для групп и организаций.

И хотя 71% наших респондентов считают, что эти новые инструменты повышают их собственную продуктивность, 47% выразили обеспокоенность тем, насколько они в реальности увеличивают производительность компании в целом.

Наше исследование показывает, что в нынешних сетевых организациях только комбинация технологий, дизайна физического пространства, новых подходов к руководству и новых практик будет работать на достижение этой цели.

Для построения интегрированного и кастомизированного рабочего пространства требуется взаимодействие кадровиков, работников IT и всех участников бизнеса.

Адаптируемые и гибкие рабочие места — один из ключей к обеспечению производительности. К примеру, в ING Bank и Atlassian подвижные команды работают в расположенных вместе рабочих пространствах с большими белыми досками, на которых показаны бизнес-планы, общие цели и статус проекта.

Некоторые фирмы по созданию ПО, такие как Skype и другие, не только предоставляют своим сотрудникам собственные кабинки, но и размещают на своей территории кафетерии, комнаты тишины и даже подушки.

Соединение физических пространств позволяет людям работать вместе или индивидуально в зависимости от их потребностей и улучшает взаимодействие участников проекта.

Чтобы организация смогла получить позитивные результаты, ей необходимо выйти за рамки личной производительности и изолированных технологических инструментов и двигаться дальше. Комбинация корпоративной культуры, грамотного руководства и адекватных стимулов необходима для эффективности сотрудничества и повышения продуктивности.