У каждого из нас всего 24 часа в сутках. Но почему одни каждый день успевают переделать кучу дел и под вечер все еще готовы свернуть горы, а другие живут в вечной гонке с самими собой и все равно ничего не успевают? Автор книги «15 секретов управления временем» Кевин Круз когда-то чуть не разбился на автомобиле из-за хронической усталости. Сейчас он отец троих детей и основатель нескольких компаний, вошедших в список 500 самых быстрорастущих в США.

Самая важная задача дня

Те, кто добился успеха, не думают о времени, они думают о ценностях и опираются на полезные привычки. Одна из самых продуктивных — умение определить самую важную задачу (СВЗ), утверждает Кевин Круз.

Основные два фактора успеха — это приоритеты и механика. Вы будете все успевать, только если будете четко понимать, что вам нужно сделать и как. Сначала надо определить цель. Желательно, чтобы она была конкретной и измеримой. Например, не «сэкономить деньги», а «сэкономить 200 тысяч рублей к концу года». После  определите, какие действия приведут к цели и какие из них самые важные и эффективные на данный момент.

Самая важная задача дня решается гораздо проще, если выделить на это самые ранние часы.

У большинства пиковый уровень когнитивных способностей и продуктивности приходится на первые два часа после того, как они полностью проснутся. Иными словами, мы станем эффективнее идти к цели, если перестанем откладывать важные задачи и начнем свой день с них. А легкие и быстрые задачи подождут. Эта методика называется «съесть лягушку». Начинайте день с самого трудного и неприятного, например с важного телефонного звонка или серьезного разговора с руководителем. Утренний тонус вам поможет.

Никаких списков!

В отличие от многих других идеологов тайм-менеджмента, Круз не жалует ежедневные списки дел. Миллионеры и миллиардеры никогда их не составляют, утверждает он: спискам часто не хватает структуры и четкости, кроме того, они вводят в заблуждение.

Смотря на список, человек автоматически начинает работу над легкими делами, которые занимают несколько минут, а к сложным и важным приступает в конце дня или вовсе переносит их на завтра.

41% пунктов в списках дел вообще никогда не выполняется, утверждает автор.

Кроме того, списки вызывают стресс. Они фокусируют внимание на том, сколько всего не сделано. Некоторые даже не могут заснуть оттого, что постоянно вспоминают невыполненные пункты. Автор предлагает альтернативу: опираться на календарь-планировщик. Он ставит во главу угла не задачу, а конкретное время. Удобнее всего разбивать каждый день на 15-минутные блоки. Это только кажется сложным, но такой подход помогает выполнять до 95% ежедневных дел.

Глава LinkedIn Джефф Вейнер советует включать в свое расписание на день блоки свободного времени без указания конкретных дел: от 1,5 до 3 часов в день. Это может быть один 90-минутный блок или 3 блока по 30 минут.

«Буферное время» помогает остановиться в потоке многочисленных задач и совещаний и осмыслить происходящее. Оно помогает отдохнуть и более эффективно решать дальнейшие вопросы.

Кевин Круз советует не ограничиваться выделением свободного времени, а написать план идеальной недели, которая будет включать и личные дела — хобби, занятия спортом, отдых, общение с семьей. Структурируя свою жизнь подобным образом, вы не только приобретете продуктивность, но и получите максимальное удовольствие, которое зарядит вас на новые рабочие свершения.

Уходить с работы вовремя и без чувства вины

Успешные люди не проводят бесконечные часы на работе, вычеркивая пункты из списков. Вместо этого они определяют приоритетным задачам конкретное время, уходят с работы вовремя и занимаются личными делами.

Исполнительный директор Facebook Шерил Сэндберг каждый день уезжает из офиса в 17:30, чтобы поужинать с детьми. Бывший президент Intel Эндрю Гроув всегда приходил на работу в 8:00 и уходил в 18:00.

«Мой рабочий день всегда заканчивается тогда, когда я устаю и готов идти домой, а не тогда, когда вся моя работа закончена. Такого у меня никогда не бывает, — писал Гроув в книге „Высокоэффективный менеджмент“. — Как и у любой домохозяйки, работа у менеджера никогда не кончается: всегда есть еще работа, которую надо сделать. И ее всегда больше, чем можно сделать».

Всех дел не переделаешь. Работа бесконечна, в отличие от времени и жизни.

Три вопроса сэкономят 8 часов в неделю

В 2013 году СМИ облетела забавная история о программисте Бобе. Компания, в которой 45-летний Боб занимался разработкой программного обеспечения, из квартала в квартал присуждала ему звание «Лучший программист» и поощряла материально. Он приходил в 9:00, уходил ровно в 17:00, выполнял работу в срок и каждый день отправлял отчет своему боссу. Словом, был идеальным сотрудником.

Однако в один прекрасный день обнаружилось, что каждый день на работе «лучший программист» Боб зависал в соцсетях и вообще бездельничал. Оказалось, он перепоручал свою работу китайским программистам.

Его зарплата составляла $200 тысяч в год, четверть этой суммы — $50 тысяч в год — Боб переводил китайцам. Когда компания это обнаружила, она его уволила.

Кевин Круз комментирует эту историю не как моралист, а как практик. Он говорит, что на месте директора компании он бы увеличил зарплату Бобу в два раза и сделал его техническим директором, чтобы он смог внедрить аутсорсинг в масштабах всей фирмы и сэкономить миллионы долларов.

В сентябре 2013 года в журнале Harvard Business Review были опубликованы результаты эксперимента по повышению продуктивности. Выяснилось, что 41% рабочего времени высококвалифицированных профессионалов уходит на второстепенные виды деятельности.

Но есть способ экономить 8 рабочих часов в неделю, избавившись от этой рутины, утверждает Круз. Для этого надо себе задать три вопроса.

Вопрос 1. «Насколько важна эта конкретная работа для меня или компании? Что произойдет, если я перестану ее делать?»

Вопрос 2. «Я единственный человек, который может выполнить эту работу? Не может ли ее делать кто-то другой внутри или за пределами организации?»

Вопрос 3. «Как можно достичь такого же результата, но быстрее? Как бы я мог выполнить эту работу, если бы у меня была только половина времени?»

Задав их себе, можно перестать делать дело, перепоручить его или сделать иначе. Каждое решение сэкономит вам время.

Ключ ко всему — энергия

Секрет управления временем скрывается в мысли: вы не можете увеличить его количество, ведь в сутках только 24 часа. Но вы можете увеличить количество энергии и тем самым успевать больше. Как это сделать? Высыпайтесь, ешьте здоровую пищу, не забывайте о физической нагрузке. Это такие банальные, но важные вещи, которые многие не берут в расчет.

Еще одно правило сохранения энергии — делайте больше перерывов. Тело человека и его мозг не могут находиться в постоянном напряжении. Это вызовет стресс и рано или поздно трансформируется в болезнь. Каждые 90 минут высокой концентрации и энергетической активности сменяются периодами усталости.

Чтобы энергия в течение рабочего дня не иссякла, рекомендуется каждые 90 минут выпивать стакан воды, двигаться и устраивать небольшой перекус здоровой пищей.

Можно использовать «метод помидора». Установить таймер на 25 минут, усердно работать над одной задачей («помидором»). По истечении времени отдыхаете 5 минут. Никаких соцсетей в перерыв, лучше сделайте пару простых физических упражнений.

Каждому подходит свой режим «пульсирующей» работы. Опробуйте три варианта сосредоточенной работы — в течение 90, 50 или 25 минут — и выявите для себя самый удобный. Энергия начинается со здоровья. Секрет продуктивной работы не в количестве времени, а в концентрации и жизненной энергии.