В современном мире легко оказаться в ловушке собственной ответственности. Списки дел становятся все длиннее, а электронный календарь трещит по швам от встреч и совещаний. Картер Каст, профессор американского Северо-Западного университета и автор книги «Что надо (и не надо): как создаются и рушатся блестящие карьеры», объясняет, как перестать брать на себя все новые обязательства, которые мешают справляться с работой и вообще жить.

Если вы раз за разом не успеваете выполнить все, что обещали, — это не признак безответственности. Даже наоборот. Вы, вероятно, просто не можете прекратить брать на себя дополнительные обязательства. Картер Каст дает пять советов, которые позволят не только оправдывать ожидания, но и почувствовать себя свободным от бесконечного потока дел.

1. Выясните, чего от вас ждут

Многим сотрудникам формально приписывается больше задач, чем реально можно выполнить. У продажника может оказаться огромный портфель клиентов. Директор по контролю за нормативно-правовым соответствием может оказаться погребен под десятками проектов.

В 2012 году средняя продолжительность пребывания работника на посту директора по маркетингу в Америке составляла всего 42 месяца. Учитывая, что эта должность предполагает крайне широкий спектр задач (реклама, бренд-менеджмент, работа с клиентами), всегда есть риск, что такой объем окажется просто не по силам.

«Директор по маркетингу всегда рискует взять на себя слишком много, — говорит Каст, бывший директор по маркетингу eBay. — Дело может кончиться тем, что он утонет в рутине и не уследит за важными долгосрочными задачами».

Каст советует подходить к любой работе с точки зрения результата. Иными словами, надо сразу выяснять, чего именно и когда ждет от вас компания.

Это довольно простой совет, но о нем особенно важно помнить как раз тем, кто себя перегружает. «Важно заранее обсудить с начальством, чего от вас ждут, что будет считаться успешным результатом, — говорит Каст. — Каких целей надо достичь по итогам года? Чего от вас ожидают в процессе? Что должно быть сделано за три месяца? За шесть? Какие ресурсы у вас на это будут?»

Если не достичь взаимопонимания по этим вопросам заранее, можно неправильно распределить ресурсы и не получить результата.

«Можно выиграть битву и добиться большой сферы ответственности, а потом проиграть войну, потому что один человек не в состоянии отвечать за такой объем работы», — поясняет Каст.

2. Разберитесь в рабочем процессе

Если у вас не получается закончить начатое, сосредоточьтесь на каждом этапе по отдельности. Творческие люди склонны с легкостью выдавать множество идей, но не всегда умеют организовать работу. Именно поэтому они склонны обещать горы, но подчас не способны воплотить мечты в реальность.

Чтобы побороть в себе эту привычку, имеет смысл разобраться, как в компании устроен рабочий процесс. В большинстве организаций существует уже выстроенная система превращения абстрактных идей в конкретные результаты.

«Вероятно, потребуется консультация продакт- или проджект-менеджера, который поможет создать вам „дорожную карту“, — объясняет Картер Каст. — Если, например, вы собираетесь выпустить новый тип сыра на рынок в июне, но разрешение контролирующих органов вы получите не раньше апреля, после чего вам нужно еще три месяца на заказ и доставку пищевой пленки, которую нельзя получить без этого разрешения, — вы обрекаете себя на провал. Втиснуть три месяца в промежуток между апрелем и июнем физически невозможно. Поэтому необходимо заранее иметь в голове четкое расписание всего процесса».

3. Расставляйте приоритеты

Рано или поздно почти все приходят к тому, что составляют список дел на день. Но есть разница между приблизительным перечнем задач и составлением систематизированного подробного плана дня. «Определите, какие из ваших задач действительно важны для всей компании, и сосредоточьтесь на них, — советует Каст. — Нельзя считать все задачи одинаковыми по значению».

Важная составляющая навыка расставлять приоритеты — это умение определить свое наиболее продуктивное время.

Каст рекомендует разделить рабочий день на временные отрезки и оценить свою производительность для каждого из них. В наиболее эффективные периоды сосредоточьтесь на самом сложном и важном. Если ваш мозг лучше всего работает с утра, отложите проверку всех 157 неважных электронных писем на другое время. Для таких не слишком важных, но тоже необходимых вещей выделите менее продуктивную часть дня.

Кроме того, в период наибольшей продуктивности ничто не должно мешать вашей концентрации. Выключите оповещения и отложите телефон.

4. Научитесь говорить «нет»

Если вы понимаете, что задыхаетесь от количества задач, задумайтесь: не слишком ли вы стараетесь всем угодить? Это довольно распространенная черта успешных профессионалов. Многие из них на все предложения отвечают: «Я согласен».

Однако умение вовремя и корректно сказать «нет» жизненно необходимо, если мы не хотим растрачивать понапрасну время и силы.

Разумеется, есть целый ряд причин, почему мы не хотим отказывать коллегам. Нам нравится осознавать собственную значимость. Мы лучше выглядим в глазах начальства. Мы хотим поддерживать связь с людьми. Но на самом деле экономия времени вовсе не означает, что связь эта будет потеряна.

Например, вместо часовой беседы с коллегой о ее замечательном проекте и о том, как его можно улучшить, попробуйте отправить ей свои советы в коротком письме. Так вы и поможете коллеге, и сэкономите время.

5. Делегируйте

Помимо умения отказывать, огромную пользу в упорядочивании рабочего процесса принесет искусство делегировать задачи. Хотя для амбициозных профессионалов эта мысль далеко не всегда комфортна и очевидна.

«Мы склонны думать, что лучше нас с этой задачей никто не справится», — говорит Каст. Кроме того, многие пребывают в плену заблуждения, что делегирование полномочий — это признак слабости.

На самом деле даже в тех случаях, когда вы действительно лучше всех можете справиться с задачей, это еще не значит, что именно вы должны ей заняться.

«Легко прийти к выводу, что если вы эксперт в какой-то области, вы должны заниматься всеми сопряженными с этой областью задачами. Но если есть коллега, кто может выдать 80% от вашего результата, а задача не самая принципиальная, имеет смысл делегировать ее, а самому сосредоточиться на чем-то более важном», — считает Каст.

Дело даже не только в том, что вы освободите свое время. Не менее важно, что другой участник вашей команды, которому вы делегировали полномочия, получит новый и полезный опыт.

«Во многих случаях нужно научиться ослаблять контроль, — утверждает Каст. — Обстоятельства никогда не складываются идеально, нельзя позволить себе все время отвлекаться по мелочам. Надо двигаться вперед».